Przy domyślnych ustawieniach programu Exchange każda osoba z wewnątrz organizacji podczas organizowania spotkania po wybraniu pokoju automatycznie rezerwuje ten pokój na swoje spotkanie. W przypadku gdy w organizacji istnieje wiele pokoi w których można organizować spotkania (meeting rooms) czasami istnieje potrzeba ograniczenia kto może organizować spotkania np. pokój spotkań dla zarządu. W takim przypadku należy dla danego pokoju ograniczyć możliwość organizacji spotkań do konkretnych osób.
Najprostszym sposobem jest ukrycie pokoju na liście adresowej: w konsoli administracyjnej wybieramy pokój i we właściwościach na zakładce „General” wybieramy opcję „Manage hide from GAL„
i włączamy opcję „Hide from Global Address List„
zapisujemy zmiany i od tej pory pokój nie będzie widoczny na liście pokoi. W przypadku potrzeby rezerwacji spotkania w takim pokoju należy jego adres wpisać ręcznie. W przypadku gdy inne osoby poznają adres takiego pokoju także będą mogły zorganizować w nim spotkanie.
Innym sposobem jest oddelegowanie osoby lub osób które będą zatwierdzać spotkania. We właściwościach pokoju wchodzimy na zakładkę „Booking” i wybieramy opcję „Manage delegate settings„
Następie wybieramy opcję „Select delegates who can accept or decline booking request” oraz wskazujemy osobę lub osoby które otrzymają powiadomienia wymagające zatwierdzenia lub odrzucenia spotkania.
Rozwiązanie lepsze ale w przypadku gdy osoby wskazane do zatwierdzania spotkań będą nieobecne spotkania te nie zostaną zatwierdzone.
Kolejnym sposobem jest wskazanie konkretnych osób które mogą organizować spotkania. W tym przypadku spotkania od wszystkich innych osób zostaną automatycznie odrzucone. utaj jednak musimy już skorzystać z powershell-a.
Aby dodać uprawnienia dla konkretnych osób wydajemy polecenie:
Set-CalendarProcessing -Identity "Nazwa pokoju" -AutomateProcessing AutoAccept -BookInPolicy "[email protected]","[email protected]" -AllBookInPolicy $false
w przypadku gdy chcemy usunąć powyższe ograniczenia należy wydać polecenie
Set-CalendarProcessing -Identity " Nazwa pokoju" -BookInPolicy @()-AllBookInPolicy
$true
Aby sprawdzić kto może organizować spotkania w takim pokoju wydajemy polecenie
((Get-calendarprocessing -Identity "Nazwa pokoju
Więcej szczegółów można uzyskać na stronie Microsoftu Set-CalendarProcessing