Po usunięciu skrzynki pocztowej zostanie ona odłączona od powiązanego konta użytkownika, a konto zostanie usunięte z Active Directory. Odłączona skrzynka pocztowa jest ukryta i oznaczona do usunięcia. Odłączona skrzynka jest trwale usuwana (oczyszczana) w oparciu o wartość właściwości MailboxRetention dla danej bazy (domyślnie 30 dni). Zanim skrzynka zostanie oczyszczona, można ją ponownie podłączyć do nowego lub już istniejącego konta użytkownika, które nie posiada już powiązanej skrzynki.
W przypadku gdy polityka bezpieczeństwa nie dopuszcza trwałego usuwania kont należy wyłączyć konto w AD oraz wyłączyć skrzynkę w Exchange. Skrzynka ta zostanie ukryta i oznaczona do usunięcia.
W przypadku gdy zablokujemy tylko użytkownika w AD jego skrzynka pocztowa na serwerze Exchange nadal jest aktywna czyli można na nią wysyłać wiadomości email. Aby wiadomości nie dochodziły już na tą skrzynkę należy ją wyłączyć. W ECP w menu adresaci->skrzynki pocztowe klikamy więcej (trzy kropki) i wybieramy opcję Wyłącz. Z powershell-a skrzynkę możemy wyłączyć wydając polecenie
Disable-Mailbox nazwa_skrzynki
W przypadku gdy pracownik po jakimś czasie wróci do pracy możemy mu założyć ponownie skrzynkę email lub przywrócić tą poprzednią pod warunkiem, że od czasu zablokowania skrzynki nie upłynął czas określony w wartości MailboxRetention dla danej bazy (domyślnie 30 dni). W tym przypadku ta skrzynka z wszystkimi wiadomościami cały czas jest w bazie serwera Exchange. Aby przywrócić taką skrzynkę w konsoli ECP w menu „Adresaci->Skrzynki pocztowe” klikamy więcej (trzy kropki) i z menu wybieramy „Połącz skrzynkę pocztową”. W kolejnym oknie wybieramy serwer na którym chcemy przywrócić skrzynkę. Po odświeżeniu pokażą nam się wszystkie skrzynki które możemy przywrócić.
Z listy zaznaczamy odpowiednią skrzynkę i klikamy połącz i w kolejnym oknie potwierdzamy czynność. Po tej operacji skrzynka zostanie przywrócona i połączona z odpowiednim kontem w AD.
Z konsoli powershell-a skrzynkę możemy przywrócić poleceniem Connect-Mailbox
Connect-Mailbox -Identity "Imię Nazwisko" -Database MBXDB01 -User "Imię Nazwisko"
Parametr Identity określa odłączoną skrzynkę w bazie Exchange. Parametr User określa konto użytkownika Active Directory, do którego ma być ponownie podłączona skrzynka pocztowa.