W środowisku online Microsoft usunął opcję eksportu wszystkich wiadomości do pliku pst. Nie oznacza to jednak że tego nie można zrobić. Nadal jest to czynność którą możemy wykonać ale nie jest to już tak proste jak w środowisku Onpremise.
Aby wykonać eksport należy skorzystać z funkcji Content Search and eDiscovery Export Tool. Z funkcji tej może skorzystać użytkownik posiadający rolę eDiscovery Manager. Administrator globalny nie ma domyślnie przypisanej tej roli więc nie będzie mógł skorzystać w/w narzędzia przy ustawieniach standardowych.
Aby przypisać użytkownikowi rolę eDiscovery Manager logujemy się na stronie Microsoft 365 Admin Center, z menu wybieramy Compliance (grupa Admin centers). W nowej zakładce otworzy się strona Compliance Admin Center. Z menu wybieramy Roles & Scopes i następnie Permissions i w oknie po prawej stronie „Roles” w grupie „Microsoft Purview solutions„.
Uwaga: W środowisku online Microsoft często zmienia lokalizację różnych funkcji więc jeśli nie ma powyższej lokalizacji należy ją odszukać.
W nowym oknie wybieramy rolę eDiscovery Manager i w oknie po prawej „Edit”
W kolejnym oknie wybieramy użytkowników którym chcemy przypisać w/w rolę
Na koniec zatwierdzamy zmiany
Domyślnie rola eDiscovery Manager zawiera funkcję Export. Gdyby jej jednak nie było należy ją dodać.
Po wykonaniu powyższych zmian użytkownik będzie posiadał uprawnienia do przeszukiwania skrzynek i eksportowania danych ze środowiska Office 365.
Aby wyeksportować dane do pliku pst w pierwszej kolejności musimy skorzystać z funkcji „Content Search”, która zbierze nam wszystkie wiadomości danego użytkownika. Dopiero po wykonaniu tej czynności będziemy mogli wyeksportować wynik do pliku pst.
Uwaga:
Tylko przeglądarka Edge wspiera domyślnie pobranie narzędzia eDiscovery Export Tool.
Do przeglądarek Chrome i Firefox należy dograć odpowiednie rozszerzenia:
Chrome: Meta4ClickOnce
Firefox: Breez ClickOnce
Po wykonaniu powyższych czynności możemy przystąpić do zebrania danych.
Otwieramy stronę Microsoft Purview compliance portal i z menu wybieramy Content Search (w grupie Solutions). W kolejnym kroku klikamy „New search” i definiujemy parametry wyszukiwania wiadomości
W kolejnym oknie włączamy przeszukiwanie skrzynek pocztowych oraz wybieramy użytkownika którego pocztę chcemy wyeksportować do pliku pst
W przypadku gdy chcemy wyeksportować całą zawartość skrzynki nie wprowadzamy żadnych dodatkowych warunków wyszukiwania
Sprawdzamy warunki wyszukiwania i jeśli wszystko jest poprawnie ustawione zatwierdzamy
Teraz musimy zaczekać na ukończenie wyszukiwania. W zależności od wielkości skrzynki czynność ta może potrwać dłużej. Przyciskiem Refresh możemy odświeżać status. Oczekujemy aż status zmieni się na Completed
W szczegółach możemy sprawdzić np. ilość danych.
Następnie klikamy na Actions i wybieramy „Export results”
W opcjach eksportu ustawiamy eksport wszystkich wiadomości oraz utworzenie odrębnego pliku pst dla każdej skrzynki
Następnie przechodzimy na zakładkę eksport i oczekujemy na zakończenie zadania. Czas oczekiwania zależny jest od wielkości eksportowanej skrzynki.
Po ukończeniu kopiujemy klucz z pola Export Key (będzie potrzebny na dalszym etapie) i klikamy na „Download results„. Tak jak wspomniałem powyżej wykonujemy to w przeglądarce Edge lub w innych ale z dogranym rozszerzeniem ClickOnce. Zatwierdzamy ostrzeżenie
narzędzie zostanie pobrane
Po pobraniu narzędzia wklejamy skopiowany klucz w polu „Paste the eksport key….” i wskazujemy w jakiej lokalizacji ma się zapisać eksportowany plik oraz jaką ma mieć nazwę
oczekujemy na zakończenie eksportu
Ograniczenia rozmiaru pliku:
Domyślnie narzędzie eDiscovery Export Tool tworzy plik o maksymalnej pojemności 10GB. W przypadku gdy dane zajmują więcej miejsca export utworzy kolejne ponumerowane pliki. Ograniczenie możemy zmienić. W tym celu zamykamy narzędzie eDiscovery Export Tool uruchamiamy edytor rejestru i przechodzimy do lokalizacji
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Client\eDiscovery\ExportTool]
W przypadku gdy nie ma tej lokalizacji więc musimy utworzyć odpowiednie klucze. Następnie tworzymy nową wartość ciągu o nazwie „PstSizeLimitInBytes” i przypisujemy jej parametr zgodnie z poniższym wykazem:
| Rozmiar w bajtach | Rozmiar w GB |
| 4294967296 | 4 GB |
| 8589934592 | 8 GB |
| 21474836480 | 20 GB |
| 32212254720 | 30 GB |
Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Client\eDiscovery\ExportTool]
"PstSizeLimitInBytes"="21474836480"
W przypadku gdy pracownik odchodzi z firmy czasami może chcieć zabrać listę kontaktów jakie miał w Outlooku. W przypadku gdy sam nie poradzi sobie z eksportem administrator może wyeksportować kontakty powiązane z jego kontem. W tym celu postępujemy tak samo jak przy eksporcie wiadomości z tym, że musimy wprowadzić dodatkowe opcje na etapie tworzenia zadania eksportu.
w sekcji „Conditions” klikamy „Add a condition” i wybieramy „Type„
Następnie klikamy na „Add/Remove more options” i wybieramy Contacts
przechodzimy dalej. Na stronie podsumownaia mamy informację o wprowadzeniu dodatkowych kryterów
Zatwierdzamy i dalej postępujemy tak samo jak przy eksporcie wiadomości.
Jeden z użytkowników Github-a przygotował skrypt który w prosty sposób pozwala na eksport wielu skrzynek z wykorzystaniem pliku CSV zawierającym wykaz tych skrzynek. Skrypt można znaleźć w repozytorium Githuba. Nie testowałem tego rozwiązania.